Règlement intérieur de l’association « Légendes »

Adopté à l'assemblée générale du 03/02/2018

Préambule

Le présent règlement intérieur est le règlement intérieur de l'association « Légendes », soumise à la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901 : dont l'objet est la pratique et la promotion du jeu de rôle « papier ».
Ce règlement est destiné à compléter les statuts de l'Association et à en fixer les divers points non précisés, notamment ceux qui ont trait à l'administration interne de l'Association.
Le présent règlement intérieur est à la disposition de l'ensemble des membres de l'Association, ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il s'applique à tout les membres et est annexé aux statuts de l'Association.
En cas d'ambiguité ou de contradiction avec les statuts, les statuts s'appliquent par priorité sur le règlement intérieur.

Titre 1 - Membres de l'association

Article 1 – Adhésion des nouveaux membres.

L'association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres.
L'adhésion est libre et ouverte à tout postulant désirant y adhérer. Pour devenir membre de l'Association, chaque postulant doit simplement remplir un bulletin d'adhésion daté et signé, précisant l'engagement de respecter les statuts et le règlement intérieur.
Les personnes mineurs doivent aussi fournir une autorisation parentale déchargeant l'association de toute responsabilité.
Une fois le bulletin d'adhésion transmis à L'association, le membre est tenu de s’acquitter de la cotisation prévue. Il dispose néanmoins de trois week-end gratuites afin de découvrir les activités.
Un bordereau de réception de l'adhésion sera remis au membre.
Toute membre de l'association, doit accepter intégralement et sans réserve les statuts de l'Association, ainsi que le présent règlement intérieur.

Article 2 – Cotisation

L'adhésion de nouveaux membres est soumise au versement d'une cotisation, dont le montant sera fixé chaque année lors de l'assemblée générale ordinaire de l'Association.
Pour l'exercice en cours, le montant de la cotisation s'élève à 20€
Cependant, les postulant voulant rejoindre l'Association en cours d'année, paierons une cotisation au prorata des trimestres restants, soit :
pour un tarif de cotisation de 20 euros, pour une période calquée sur l'année civile :

• une arrivée du 01/01 au 31/03 = 20€
• une arrivée du 01/04 au 30/06 = 15€
• une arrivée du 01/07 au 30/09 = 10€
• une arrivée du 01/10 au 31/12 = 5€

Article 3 – Droits et devoirs des membres de l'Association

Les membres peuvent participer à l'ensemble des rendez-vous et des activités proposées par l'Association, dans la limite , le cas échéant, du nombre de places disponibles. Ce maximum à été établi à 25 personnes par sessions lors de l'assemblée du 10/09/2016.
Les membres peuvent prendre part aux activités et aux projets de l'Association.
Ils s'engagent à respecter les locaux et le matériel fourni par l'Association.
Les membres s'engagent à ne pas entraîner de préjudice moral ou matériel à l'Association et aux autres membres. Ils s'engagent également à ne pas porter atteinte à autrui par des propos ou comportements inappropriés.
Les membres ont le droit et le devoir de participer ou d'être représentés aux assemblées générales de l'Association, avec une voix délibérative. Ils sont également éligibles au bureau de l'Association.

Article 4 – Procédures disciplinaires.

Les membres de l'Association sont tenus de respecter les statuts et le présent règlement intérieur, ainsi que les consignes de sécurité données par les bénévoles. À défaut, lorsque les circonstances l'exigent, le bureau peut délivrer un avertissement à l'encontre d'un membre qui ne respecte pas les règles établies, dont l'attitude porte préjudice à l'Association, ou encore qui refuse de payer sa cotisation, sans que cette liste soit limitative.
Cette avertissement est donné par le bureau de l'Association après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'avertissement est engagée.
Les membres recevant deux avertissements, seront soumis à une procédure d'exclusion, pour une durée provisoire ou définitive, telle que décrite ci-après
exclusion de l'Association :
conformément aux statuts, un membre de l'Association peut être exclu pour les motifs suivants, cette liste n'étant pas limitative.

• Non-paiement de la cotisation
• Détérioration de matériel
• Comportement dangereux ou irrespectueux
• Propos désobligeants envers les autres membres de l'Association
• Non-respect des statuts et du règlement intérieur de l'Association

Article 5 –  Perte de la qualité de membre de l'Association

Dans les cas autres que ceux issus de sanctions disciplinaires, les membres de l'Association perdent également leur qualité de membres en cas de décès, disparitions ou de démission.
La démission d'un membre se fait par simple lettre ou e-mail, dont la rédaction est libre, adressé au Président de l'Association. Le membre démissionnaire est alors radié de la liste des membres de l'Association, et n'est plus redevable de cotisations futures. Aucune restitution de cotisation n'est due au membre démissionnaire. Le membre démissionnaire conserve la possibilité de renouveler son adhésion auprès de l'Association à tout moment.
En cas de décès, la qualité de membre de membre de l'Association s'éteint avec la personne. Aucun ayant-droit ne saurait faire valoir le remboursement de tout ou partie du montant de la cotisation.

Titre 2 – Activités et Locaux de l'Association

Article 6 – Déroulement des activités

1. Généralités
Les activités de l'Association se déroulent conformément aux statuts et au présent règlement intérieur de l'Association. Le présent règlement s'impose ainsi aux membres, ainsi qu'à ses bénévoles.
Les activités se déroulent sous la responsabilité des bénévoles, qui peuvent notamment exclure ou interdire l'accès à tout membre ne respectant pas les règles de comportement et de sécurité en vigueur dans l'Association.
Une assurance collective est comprise dans la cotisation à l'Association.
De plus, les membres s'engagent dans la mesure du possible à prévoir les équipements et consommables adaptés à la pratique des activités de l'Association.
Les membres sont tenus de respecter les dispositions et consignes de sécurité prévues par l'Association en toutes circonstances, et à se conformer aux consignes des bénévoles de l'Association. A défaut, la responsabilité de l'Association ne saurait être engagée.


2. Usages et engagements des membres quand à la bonne pratique du jeu de rôle
Il a été décidé lors de l'assemblée générale du 10/09/2016, que pour la bonne organisation des parties, dans le but de faire tourner les joueurs et les scénarios plus rapidement, mais aussi afin de répondre aux demandes de dernières minutes, un ensemble de règles visant les maîtres de jeu et les joueurs.
• Le nombre maximum de joueurs est restreint à 6 joueurs par table.
• La notion de « MJ volant »  à été étudiée. Tout les maîtres de jeu disponibles le jour /j doivent pouvoir, dans le but d’accueillir des joueurs imprévus, quitter la partie à laquelle ils étaient prévus, afin de répondre aux objectifs de bonne accueil de l'association. Ceci impliquant la préparation de scénarios et personnages à l'avance
• Dans le respect du travail d'écriture des Maîtres de jeu, les joueurs sont tenus de s'inscrire le plus tôt possible aux parties proposées. Et de se signaler le plus tôt possible s'ils sont disponibles et quand ils veulent jouer,  afin que les maîtres de jeu puissent s'organiser et ouvrir d'autres tables.
• Les joueurs s'engageant dans une campagne ou des parties sur plusieurs jours doivent respecter leurs engagement jusqu'au bout. Le maître de jeu doit donc planifier à l'avance les séances avec ses joueurs. Des outils de communications seront développés dans ce sens.

Article 7 – Locaux

Les membres s'engagent à se conformer aux règles et usages des locaux et de la MJC auquel ils appartiennent, et a veiller à la bonne occupation des lieux.
Par ailleurs, il est interdit de fumer dans les locaux de l'Association, ainsi que d'y introduire des boissons alcoolisées ou des drogues.

Titre 3 – Fonctionnement de l'Association

Article 7 – Locaux

La composition du Bureau de l'Association est décrite dans les statuts de l'Association
Le Bureau est en charge de la gestion de l'Association et de la préparation des travaux de l'Assemblée générale, dont il établit l'ordre du jour et applique les décisions. Il est également compétant pour décider de la radiation d'un membre ayant commis une faute grave. Il est investit des pouvoirs les plus étendus pour faire ou autoriser tous les actes ou opérations dans la limite de son objet et qui ne sont pas du ressort de l'assemblée générale. Il surveille la gestion des membres. Il arrête également le budget et les comptes annuels de l'Association, cette énumération n'étant pas limitative.
Le Bureau de l'Association se compose :

• d'un Président
• d'un Secrétaire
• d'un Trésorier
• d'un Administrateur
• d'un Coordinateur

Article 9 – Assemblée Générale

1. Assemblée générale ordinaire :
L'assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l'association à quelque titre qu'ils soient.
Elle se réunit un fois par an au minimum.
Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l'association sont convoqués par les soins du secrétaire.
Le président, assisté des membres du bureau, préside l'assemblée et expose la situation morale ou l’activité de l'association.
Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l'approbation de l'assemblée.
L’assemblée générale fixe le montant des cotisations annuelles et du droit d’entrée à verser par les  membres. Et peu réviser le règlement intérieur.
Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l'ordre du jour.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés.
Il est procédé, après épuisement de l'ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du bureau.
Le quorum est fixé à la moitié des membre +1, s'il n'est pas atteint une autre Assemblée général sera convoqué sans quorum applicable.
Toutes les délibérations sont prises à main levée.
Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.


2. Assemblée générale extraordinaire
Si besoin est, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues aux statuts, pour modification des statuts ou modifier le règlement intérieur.
Les modalités de convocation sont les mêmes que pour l’assemblée générale ordinaire.
Les délibérations sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.

Titre 4 – Dispositions diverses

Article 10 – Déontologie et savoir-vivre

Toutes les activités de l'Association doivent se pratiquer dans un esprit d'ouverture, de bénévolat, de tolérance et de respect. Tout comportement contraire à l'éthique et aux valeurs de l'Association pourra être soumis à poursuite.
Par ailleurs, il ne doit pas être fait état de religion, de politique, ou de discrimination quelle qu'elle soit. Les membres s'engagent à demeurer modérés, consciencieux, calmes et neutres sur le plan politique, philosophique ou religieux.

Article 11 - Confidentialité

La liste des membres de l'Association est strictement confidentielle. Tout membre de l'Association s'engage à ne pas divulguer à autrui les coordonnées et informations personnelles des autres membres de l'Association, qu'il a connues par le biais de son adhésion à l'Association.
L'Association s'engage par ailleurs à respecter le secret de ces informations et la charte de la commission informatique et des libertés (CNIL). Aucune personne étrangère à l'Association ou entreprise ne saurait avoir accès aux informations recueillis par l'Association.

Article 12 – Adoption, modifications et publicité du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur est établi conformément aux statuts de l'Association, et est ratifié par l'assemblée générale de l'Association.
Sur proposition des membres de l'Association, il pourra être modifié lors de l'assemblée générale ordinaire annuelle.
Une fois modifié, une copie du présent règlement intérieur sera transmise à l'ensemble des membres dans un délais de 30 jours après la modification.

Le présent règlement intérieur sera adressé à l'ensemble des membres de l'Association, ainsi qu'à tous les nouveaux adhérents. Un exemplaire sera affiché dans les locaux de l'Association.